Ein Stempeluhr-Terminal ist eine Anschaffung, ein Wartungspunkt und ein zusätzliches Gerät, das kaputtgehen, hängen bleiben oder schlicht am falschen Standort stehen kann, wenn du mehrere Objekte hast. Die eigentliche gesetzliche Anforderung ist aber nicht "Stempeluhr", sondern lückenlose Dokumentation. Und die lässt sich auch ohne zusätzliche Hardware sauber lösen.
Die kurze Antwort
Mitarbeitende stempeln über die App auf dem eigenen Smartphone ein und aus. Eine Standortprüfung (Geofence) stellt sicher, dass das nur am tatsächlichen Arbeitsort funktioniert, nicht vom Sofa aus. Kein zusätzliches Gerät, keine Wartung, keine Warteschlange vor dem Terminal zu Schichtbeginn.
Warum die Pflicht besteht, unabhängig vom Werkzeug
Seit dem Grundsatzurteil des Bundesarbeitsgerichts von 2022 (1 ABR 22/21) besteht in Deutschland eine grundsätzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Das Urteil schreibt kein bestimmtes System vor, es verlangt Verlässlichkeit und Nachvollziehbarkeit. Eine App, die Zeit, Ort und Person zuverlässig dokumentiert, erfüllt diese Anforderung genauso wie ein physisches Terminal, nur ohne die zusätzlichen Kosten und den Wartungsaufwand.
Wie das per App funktioniert
Die Erfassung der Arbeitszeit ist gesetzlich vorgeschrieben. Dies kann in einer Liste im Büro passieren, in einer App, an einem Terminal, völlig egal, es muss nur dokumentiert werden. Statt eines eigenen Terminals kann also auch einfach eine App genutzt werden die deine Mitarbeiter eh nutzen. Die Team Director App zum Beispiel. Wenn ihr mehr Kontrolle wollt, dann mit Geofencing - ihr stellt einen benötigten Standort ein und wir übernehmen die Kontrolle, ob Mitarbeiter auch vor Ort Ein- und Ausstempeln. Wenn euch das nicht wichtig ist, dann kann das auch weggelassen werden und die gesetzliche Vorgabe ist nochimmer erfüllt. So können alle Arbeits- und Pausenzeiten einfach erfasst werden, ohne zusätzlichen finanziellen und logistischen Aufwand.
Was ein Terminal eigentlich löst, und was nicht
- ●Löst: Ein fester Ort, an dem alle einstempeln, unabhängig vom eigenen Gerät.
- ●Löst nicht: Mehrere Standorte, für die du mehrere Terminals brauchst, jedes mit eigener Wartung und eigenem Ausfallrisiko.
- ●Löst nicht: Mitarbeitende, die an wechselnden Orten arbeiten, etwa im Außendienst oder bei Events, wo kein festes Terminal existiert.
- ●Löst nicht: Den Anschaffungspreis, der bei mehreren Standorten schnell in die Höhe geht, ganz ohne zusätzlichen Nutzen gegenüber einer App-Lösung.
| Kriterium | Excel | Software |
|---|---|---|
| Anschaffungskosten | Terminal pro Standort nötig | Keine zusätzliche Hardware |
| Mehrere Standorte | Mehrere Geräte, mehrere Wartungspunkte | Skaliert ohne zusätzliche Anschaffung |
| Wechselnde Arbeitsorte | Nicht abgedeckt | Funktioniert überall mit Standortprüfung |
| Rechtssichere Dokumentation | Ja, wenn korrekt gewartet | Ja, automatisch protokolliert |
Kurz gesagt